La organización de eventos se puede definir como el conjunto de acciones y actividades de planificación y diseño que se realizan con carácter previo a la ejecución de una ceremonia. Esta puede tratarse desde una fiesta de cumpleaños hasta una reunión de empresa, un congreso o un evento de cualquier tipo.
A la hora de organizarlo, se deberán tener en cuenta los objetivos que se pretenden alcanzar con dicho evento, para decidir de qué forma abordar su gestión y qué se necesita para ello.
Compartimos una serie de consejos generales en los que podemos apoyar nuestras acciones e ideas para garantizar el éxito en un evento.
Definir el objetivo del evento
El objetivo del evento hace referencia a la meta que queremos conseguir o aquello que pretendemos lograr con la organización de dicha celebración. Nuestras decisiones deben estar basadas en esa consecución final que queremos alcanzar, definiendo un reto realista.
Fijar un presupuesto
Antes de comenzar a preparar un evento, debemos tener muy claro qué límite de dinero podemos gastar. Así descartamos las opciones que excedan nuestro presupuesto, y nos ajustaremos a lo establecido. Este tipo de gasto se debe considerar como una inversión, por lo que debemos comparar precios de todo lo que vayamos a adquirir para el evento y gestionar de forma responsable y óptima nuestros recursos disponibles.
Seleccionar el lugar, estilo de decoración y fecha de celebración
Al planear un evento, existen diferentes variables que tenemos que analizar para conseguir una buena celebración.
Una de ellas es el lugar. Un aspecto importante es que tenga suficiente capacidad para acoger a nuestros invitados o participantes con comodidad, por lo que debemos tener un cálculo lo más aproximado posible de los asistentes para encontrar el sitio más idóneo. Podemos coger ideas de eventos a los que hayamos acudido como espectadores o estudiar locales de nuestra zona.
También es importante cuidar la elección de la fecha. Si el evento trata sobre alguna época concreta, como la cena de Navidad de empresa, ya tiene un contexto y conocemos la fecha aproximada, al igual que si se trata de un aniversario.
En cambio, si es otro tipo de evento, debemos analizar en qué momento del año sería más adecuado, analizando variables como si es o no al aire libre o si podría coincidir con otro acontecimiento que compita por el interés de nuestros participantes y pueda reducir o ver comprometida su asistencia al nuestro.
Por otro lado, otro factor a organizar es la decoración. Personalizar nuestro evento puede permitir realzar las instalaciones del local, así como transmitir una buena imagen. Esto es especialmente importante para los eventos corporativos, en los que podemos basarnos en el estilo que se asocie a nuestro tipo de empresa, así como en los colores que mejor la identifiquen.
Utilizar una agenda
No tiene porque ser una agenda al uso, de hecho podemos utilizar un cuaderno o bloc de notas, pero sí que es importante tener un lugar en el que elaborar una programación de todas las tareas pendientes, para no olvidar ninguna cuestión importante ni dejar nada sin resolver de cara a la celebración del evento.
Si nos manejamos mejor en el mundo digital, estas tareas se pueden controlar a través de alguna aplicación móvil de notas o agenda virtual.
Diseñar un programa de actividades
Esto depende de las características del evento, ya que en los más informales o familiares habrá más “libertad” de movimientos, aunque siempre es recomendable incluir alguna actividad interesante y tener cierto programa marcado, dejando algo de margen para la improvisación. Sin embargo, si el evento es de carácter profesional, sí que debemos organizar una agenda con la actividades incluidas en el acto, como conferencias, horario de las mismas, duración aproximada del evento, etc.
Lo ideal es redactar una invitación para los participantes que incluya todos los detalles del desarrollo del evento, o bien entregarles una copia del programa a su llegada o hacérsela llegar vía correo electrónico.
Ser detallista con los participantes
Como agradecimiento por haber ocupado su tiempo asistiendo a nuestro evento, es recomendable que los participantes del evento se lleven un obsequio por haber acudido. Esta costumbre está muy arraigada en eventos familiares, como cumpleaños, bautizos, comuniones, etc.
Esta costumbre también se puede trasladar al ámbito profesional y ofrecer un detalle para los empleados, clientes o proveedores que acuden a un acontecimiento empresarial, como puede ser algún producto relacionado con nuestro negocio. Si nos dedicamos a otro tipo de empresa, más orientada a la prestación de servicios, podemos entregar cualquier detalle personalizado con nuestro logo.
Por último, una vez finalizado el evento, es fundamental medir sus resultados. Lo más práctico para ello es recoger las opiniones de los asistentes, para poder anotar aquellos aspectos en los que podemos mejorar en una próxima celebración.
