Según un estudio realizado por Brother UK, los trabajadores y corporaciones que no organizan sus espacios de trabajo incurren en un costo promedio de 48 dólares diarios. Además, hasta el 31% de los trabajadores en las oficinas admiten sentirse incómodos y estresados cuando no pueden mantener ordenados sus espacios de trabajo. En pocas palabras, los espacios de trabajo organizados funcionan considerablemente mejor que los que están desordenados. Esto se puede atribuir a algunas razones que apuntan a la necesidad de organizar tu escritorio.
Algunas razones para organizar tu escritorio y mantenerlo
Aumento de la productividad
La primera y más obvia razón para tener un escritorio organizado es que te hace trabajar mucho mejor y lograr más. Saber exactamente dónde están todos los artículos de papelería, documentos y otros elementos de tu oficina te ahorrará tener que pasar hasta una hora localizando las cosas que necesitas. Un escritorio organizado puede ayudarte a vencer ese plazo al aumentar la eficiencia operativa.
Mejorar la estabilidad mental
Tener desorden en tu escritorio puede aumentar tus niveles de estrés cuando no puedes encontrar una simple grapadora mientras trabajas con una fecha límite o incluso aumentar tus frustraciones al final de un largo día. Tu salud mental puede beneficiarse si organizas tu escritorio y liberas tu mente en el proceso.
Generalmente se toman mejores decisiones
Los hábitos desarrollados en un aspecto de nuestras vidas a veces se traspasan a otros ámbitos. Para los que tenemos escritorios desordenados, es posible que no nos demos cuenta, pero el mismo rasgo se puede aplicar en otros campos. Por ejemplo, comenzar el viaje hacia la organización del espacio de trabajo puede resultar en una mejora del presupuesto, que es esencialmente la organización de tus finanzas. Además, el estrés de dejar tu escritorio desorganizado, agravado por el cansancio de un largo día, también puede hacer que elijas alimentos poco saludables bajo la apariencia de "comida reconfortante" o incluso que desarrolles insomnio.
Las mejores ideas de organización de escritorio para un espacio de trabajo limpio y productivo
Ahora que conoces los principales beneficios de organizar tu escritorio, ¿cuáles son las ideas precisas que puedes incorporar a tu lugar de trabajo para hacerlo más limpio y, por supuesto, más productivo? A continuación te ofrecemos una lista que te asegurará aprovechar al máximo cada día, minimizar el estrés y aumentar la eficiencia.
1. Limpia tu espacio de trabajo
Habiendo pasado por la pandemia, a muchos de nosotros no nos tienen que decir dos veces que desinfectemos. Sin embargo, la actividad va más allá de asegurarte de que tu persona esté limpia y libre de gérmenes; los espacios de trabajo también requieren la misma atención. Un escritorio de oficina limpio no solo está a salvo de los microbios que buscan atraparnos, sino que también es una estética agradable a la vista que seguramente mejorará la forma en que te sientes al trabajar durante horas y horas en tu trabajo. ¿Te imaginas preparar un informe financiero detallado que requiera una investigación y un análisis exhaustivos en un escritorio abarrotado que por alguna razón está pegajoso? Obviamente, no te sentirías cómodo trabajando y la calidad de las tareas puede verse obstaculizada por la suciedad del espacio de trabajo. Por lo tanto, asegúrate de limpiar tu escritorio con un antibacteriano que no sea abrasivo para garantizar que esté impecable y que tus dispositivos electrónicos estén libres de polvo.
2. Ordena tu escritorio
Un escritorio que está desordenado apunta a una mente que también lo está. El desorden se refiere a almacenar artículos en tu escritorio de manera desordenada. La regla es que cuanto más ocupado estás, más desordenado se vuelve tu escritorio, lo que puede atribuirse al mayor número de tareas concurrentes, estancadas u olvidadas que conlleva una mayor responsabilidad. Sin embargo, puedes cambiar esto porque el desorden puede obstaculizar gravemente la productividad cuando los elementos innecesarios se interponen en la forma de recuperar y usar los que necesita. Ordenar tu escritorio se puede lograr en cuatro sencillos pasos:
a. Limpia tu escritorio.
Para un escritorio realmente libre de desorden, lo mejor que se puede hacer es quitar todo lo que actualmente o normalmente se coloca sobre el escritorio. Colócalo en cajas en el suelo y esto te dará tiempo para limpiar y evaluar el estado de las cosas. Como sucede con la mayoría de las cosas significativas, comenzar es la parte más desafiante, y limpiar tu escritorio es la iniciativa que necesitas para lograr la organización posterior.
b. Revisa cuidadosamente cada artículo en las cajas. Lo próximo a ordenar implica evaluar las cosas que quitaste del escritorio para determinar las que debes descartar, las que debes conservar y, de ser así, cuáles requieren archivarse. El escenario es crucial ya que a menudo te quedas con menos de la mitad de los elementos con los que comenzaste en tu escritorio.
c. Contemplar una nueva disposición de los elementos restantes. Después de ordenar el desorden, te quedarás con lo necesario, lo que puede requerir un nuevo formato para organizarlos. Puede ser necesario debido a que te quedas con muchos menos elementos, necesitas un nuevo comienzo o ahorrar espacio en el escritorio. También es muy recomendable asegurarte de que todos los cables no estén enredados, sino almacenados de forma independiente lejos del campo de visión general. Un producto que puedes usar durante esta reorganización es el cajón bajo el escritorio S01 de Flexispot que ofrece espacio adicional para almacenar tus artículos de uso frecuente y evitar crear desorden en la parte superior de tu escritorio.
d. Limpia regularmente. Eliminar el desorden en el escritorio de tu oficina es un proceso continuo en vez de un fin. Significa que tienes que seguir limpiando la basura lo antes posible, siguiendo el plan de arreglos y limpiando el escritorio con frecuencia para evitar la acumulación de polvo y basura. Con estos pasos, tendrás un espacio de trabajo ordenado en muy poco tiempo.
3. Digitaliza tus documentos
Aunque es obvio para algunos, cambiar el almacenamiento de documentos esenciales a plataformas digitales, como servidores en la nube, todavía es extraño para muchos. Con el advenimiento de nuevas y potentes tecnologías, el almacenamiento de decenas de documentos en carpetas físicas se va perdiendo poco a poco a medida que los almacenamientos digitales toman el control. Los espacios de trabajo ahora pueden ser minimalistas y al mismo tiempo garantizar que todos tus documentos importantes se almacenen de forma segura y se puedan recuperar según lo necesites. Además, la digitalización de tu sistema de archivo también puede aumentar la productividad, ya que no habrá desorden causado por montones de documentos y será fácil recuperarlos.
4. Organiza tu escritorio
De manera similar, la apariencia misma del escritorio de tu PC puede resultar una importante fuente de distracción. Si trabajas en cualquier lugar de trabajo moderno o incluso en una oficina en casa, pasas un tiempo considerable usando tu ordenador para varias cosas y, después de un tiempo, las carpetas que creas se acumulan en tu escritorio. Si esto se deja desatendido, el desorden en tu escritorio podría hacer que te enfrentes a los mismos desafíos que te enfrentaste con los sistemas de almacenamiento físico. Para evitar esto, asegúrate de que el contenido de tu ordenador o portátil estén ordenados y almacenados de acuerdo con técnicas que funcionen.
5. Aumenta tu almacenamiento físico
Como se mencionó anteriormente, una mayor responsabilidad en un rol u organización generalmente se traduce en un mayor desorden en la oficina debido a la cantidad de tareas y proyectos asignados. Cada una de estas tareas necesitará el uso de algún tipo de artículo de oficina y la creación de nuevos documentos. Para evitar abrumarte por la afluencia de todos estos artículos y que tu escritorio vuelva a estar desordenado, usa productos que aumenten tu espacio de almacenamiento, como el archivador móvil de Flexispot. Ofrece almacenamiento auxiliar seguro y se puede mover por la oficina a tu conveniencia.
En conclusión, ser organizado es un aspecto crucial del día a día en una oficina. Sin embargo, lograr y mantener los escritorios organizados en nuestros lugares de trabajo es más fácil decirlo que hacerlo, ya que la mayoría de las personas luchan con problemas como el desorden. Hacerlo requiere pasos detallados que refinan individualmente la eficiencia de los sistemas y rutinas existentes y recomiendan otros adicionales que aborden los aspectos problemáticos. Lograr que tu escritorio esté organizado inevitablemente toma tiempo para algunos, pero los beneficios superan esto cuando se hacen evidentes ventajas como una mayor productividad.
