Aumentar la productividad en una empresa es un trabajo en común, responsabilidad tanto de la empresa como del trabajador. Por un lado, la empresa debe estar en disposición de enseñar a su personal todo lo necesario para desarrollar sus habilidades con arreglo a las exigencias de la compañía, y, por otro, los trabajadores deben estar dispuestos a demostrar su talento humano.
Vamos a compartir una serie de consejos que se pueden aplicar para mejorar dicha productividad, tanto por parte de empresarios, como de empleados.
¿Qué puede hacer la empresa para mejorar la productividad?
La mejor forma en la que una empresa puede mejorar el rendimiento y productividad de sus empleados, es haciendo que estos trabajen cómodos y se sientan valorados.
Para la comodidad de los trabajadores, especialmente los que se dedican en exclusiva a tareas administrativas o de oficina, lo ideal es proporcionarles el acceso a un escritorio de pie, en el que puedan alternar tanto permanecer sentados como de pie. Además de evitar los efectos nocivos para la salud de estar mucho tiempo sentados, tendrán más libertad de movimiento y confortabilidad.
Otro método muy interesante para aumentar la productividad de tu empresa es eliminar o reducir al máximo las distracciones.
Algunas ideas para alejar las distracciones de tus trabajadores son no permitir el acceso a las redes sociales, ignorando sus notificaciones; pedirles que dejen el teléfono móvil lejos de su puesto de trabajo o con el WiFi desactivado y ser flexible en los aspectos que les ayuden a concentrarse. Por ejemplo, si un trabajador realiza su tarea mejor escuchando música, podemos darle permiso para ello, siempre que no interfiera o interrumpa el trabajo de los demás.
Para ello, es recomendable disponer de al menos una sala privada para el caso de que algún trabajador requiera un momento de intimidad, como puede ser para realizar una videollamada o reunión con un cliente, o para concentrarse en una tarea complicada.
En definitiva, se trata de preocuparse por cumplir sus necesidades para que trabajen en las mejores condiciones posibles.
Otra opción útil para mejorar la productividad, y que muchas empresas aún no conocen o no han aplicado, es la automatización de procesos. Se trata de simplificar las tareas que se puedan, haciéndolas más ágiles, con el objetivo de que el trabajador tenga más tiempo, dentro de la jornada laboral, para dedicarse a otras metas u objetivos más importantes.
Algunos métodos que podemos utilizar para automatizar actividades son:
El uso de bots. Son herramientas automáticas que podemos utilizar para el envío de emails, respuesta de formularios, como atención al cliente, etc.
Automatizar el reclutamiento de trabajadores. Aunque la entrevista y selección final sí sea trabajo de una persona real, parte de los procesos de selección de personal, especialmente en grandes empresas, se puede realizar de forma automatizada. Por ejemplo, con el uso de formularios que, en función de las respuestas, descarten aquellos candidatos que no cumplen con los requisitos exigidos para acceder a trabajar en dicha empresa, reduciendo así los candidatos posibles a entrevistar.
Estos procesos de automatización suelen ayudar a agilizar algunas gestiones, como la búsqueda de información.
¿Qué puede hacer un trabajador para mejorar la productividad?
Lo más importante para que un trabajador mejore su productividad es que tenga un método de trabajo claro, ordenado, sea organizado y esté motivado.
Algunas de las claves para conseguir que un trabajador explote al máximo su potencial son las que recomendamos a continuación.
Por un lado, debe establecer sus prioridades, teniendo en cuenta la eficiencia. De este modo, si tiene varias tareas por hacer, debe organizar el orden en que las realiza. Se recomienda empezar con las tareas que menos nos gustan, para finalizar el día realizando aquello más sencillo y llevadero. Tampoco se debe saltar de una tarea a otra o realizarlas a la vez. Es mejor dedicar un tiempo prudencial a cada una de ellas y dedicar toda tu energía en ella.
Para ser un trabajador eficiente, debes tomar con frecuencia pequeños descansos de poca duración, que permiten al cerebro desconectar y retomar con ganas después el trabajo. En esos descansos puedes caminar, beber o comer algo o conversar con algún compañero.
Para trabajar correctamente, además, es necesario disponer de un espacio de trabajo bien ordenado, ya que así no perderás el tiempo buscando papeles o distrayéndote con otros elementos. Para ello, ten siempre a mano lo que utilices con más frecuencia, y, una vez acabada tu jornada, procura dejarlo todo en orden.
Otra forma de mantenerse eficiente es la motivación. Además de las acciones que realice la empresa, te puedes motivar a ti mismo con recompensas.
Por ejemplo, establece metas a corto plazo y, cuando acabes un proyecto, prémiate con algo que te guste. Para las metas a largo plazo puedes pensar en la recompensa de las vacaciones.
