El espacio de trabajo híbrido

Julio 01, 2021

La pandemia mundial ha alterado la forma en que continuamos haciendo negocios, y lo que sigue a esta fase no es un regreso al status quo ni la extinción de la oficina. En cambio, podemos esperar que nuestra nueva realidad laboral sea híbrida, que se asocia con personas que trabajan de forma remota y con aquellas que trabajan en la ubicación física exacta al mismo tiempo. Un espacio de trabajo híbrido es un arreglo de trabajo flexible que puede administrar una fuerza de trabajo híbrida difusa de personal tanto remoto como en la oficina. El beneficio de este estilo de trabajo híbrido es que permite a las personas trabajar en cualquier lugar donde se sientan más cómodas y eficientes. Esto también podría ser en un lugar de trabajo flexible o en un espacio de trabajo remoto.

Aunque este concepto parece ser bueno, es complejo de poner en práctica en teoría. Repasemos algunos de los inconvenientes y beneficios de un lugar de trabajo híbrido:

Contras:

Separación de empleados

Puede resultar difícil desarrollar o mantener relaciones con compañeros de trabajo en un lugar de trabajo híbrido. Esta brecha en la experiencia de los empleados se vuelve aún más evidente cuando ciertos empleados continúan trabajando en la oficina, formando grupos internos percibidos que pueden hacer que los trabajadores remotos se sientan excluidos, infravalorados y aislados. Un gerente inteligente puede mitigar esto modificando los programas de formación de equipos de la empresa para garantizar que incluyan a todos los empleados y planificar reuniones sociales frecuentes accesibles para todos, independientemente de la ubicación.

Peligros cibernéticos

Al operar y comunicarse desde diferentes ubicaciones, los ataques cibernéticos y otros peligros relacionados, como la fuga de datos, son más frecuentes. Las empresas deben proteger su rastro digital con actualizaciones regulares de software, un manejo sólido de contraseñas y verificación de múltiples factores, ya que son más vulnerables a las filtraciones de datos. Los empleadores ahora tienen la responsabilidad adicional de volver a capacitar a los empleados para que accedan de manera segura a la infraestructura empresarial, almacenen datos y desarrollen planes de recuperación. Es fundamental desarrollar planes de contingencia y procedimientos de reacción en caso de una interrupción; todo esto aumenta los costos de ciberseguridad.

Burnout

Los empleados remotos pueden trabajar más horas y tomar menos descansos que sus colegas en la oficina. Les preocupa que sus colegas en la oficina los consideren holgazanes ya que están fuera de la visibilidad, por lo que tienden a compensar quedándose hasta tarde o poniéndose disponibles fuera de las horas de trabajo típicas. Cuando un trabajador flexible se toma un tiempo por la tarde para hacer ejercicio o pasear a su perro, puede generar sentimientos de arrepentimiento, lo que conduce a más trabajo y, finalmente, al agotamiento. Los gerentes deben construir cuidadosamente una cultura en el lugar de trabajo que se centre en el trabajo directamente y no solo en iniciar sesión.

Pros:

Costos de operación

Debido al aumento en el trabajo remoto, ya no es necesario tener una gran capacidad de oficina para albergar a los empleados que realizan la mayor parte de su trabajo de forma remota. Las empresas necesitan menos espacio de oficina a medida que disminuye el número de personas en la oficina. Un enfoque híbrido no solo ahorra dinero en el alquiler, sino que también requiere menos suministros de oficina. Reponer bocadillos y el dispensador de agua, por ejemplo, ya no es una necesidad "típica".

Costos que benefician a los empleados

El concepto de un enfoque de lugar de trabajo híbrido contribuye a esto al permitir que los empleados trabajen de forma remota. Ahorrará dinero al no tener que desplazarse diariamente a una oficina física. Además, los empleadores pueden proporcionar a estos empleados asignaciones específicas para ayudarlos a configurar una estación de trabajo en casa. Esto también ayuda a elevar la moral porque los empleados se sienten valorados por la empresa.

Productividad

Los empleados pueden volverse más capaces de asumir responsabilidades en un lugar de trabajo híbrido. Los empleados se sienten confiados y competentes en el desempeño de sus funciones cuando es menos probable que sean microgestionados. Esto puede ayudarlos a hacer su mejor esfuerzo y hacerlos más conscientes de sus responsabilidades. Como resultado, su equipo será más transparente, productivo y comprometido. Como resultado, están aumentando la participación del personal y los niveles de desempeño.

Distribución del equipo

Dichos lugares de trabajo permiten a los empleados colaborar de forma cruzada con los miembros para mejorar la eficacia de una organización y, al mismo tiempo, mantener el más alto nivel de calidad laboral. Además, la presencia de trabajo en la oficina y a distancia proporciona flexibilidad, lo que contribuye a mejorar los resultados generales. Es fundamental comprender que las rutas de comunicación pueden resultar tensas al trabajar con equipos distantes. No obstante, puede remediar rápidamente estas deficiencias con las herramientas y los mecanismos correctos.

Mejorando el diseño de la oficina

Las empresas deben invertir en la reconfiguración de su espacio de oficina actual para adaptarse a las necesidades de los trabajadores flexibles para completar el cambio a un lugar de trabajo híbrido. Esto incluye proporcionar una variedad de espacios para que los empleados logren lo mejor de sí mismos, como áreas comunes para sesiones de trabajo, espacios tranquilos para la concentración y salas de conferencias modulares que pueden transformar rápidamente para el trabajo basado en actividades. Una oficina híbrida necesita más

funcionalidad, como tomas de corriente cerca de las sillas para cargar, pantallas de conferencias para conectarse sin esfuerzo con colegas remotos y excelente Wi-Fi en cualquier espacio donde las personas puedan intentar trabajar. Las empresas deben planificar esta transformación e invertir en soluciones que satisfagan las demandas de su empresa específica.

Comprender los requisitos de un espacio de trabajo flexible ayudará a determinar qué herramientas deben incluirse. Esto asegura que el concepto de lugar de trabajo híbrido se maximice y que las empresas puedan cosechar las recompensas de la hibridación al tiempo que minimizan los riesgos asociados con los canales defectuosos de comunicación e interacción.

ESPACIOS DE TRABAJO FLEXIBLES

Hay innumerables formas de crear su espacio de trabajo. Sin embargo, independientemente del diseño, los diseños deben satisfacer las necesidades del empleado moderno. Como resultado, la mayoría de las oficinas modernas tienen espacios de trabajo flexibles.

Priorice el diseño móvil y flexible que le permita moverlos por el lugar de trabajo de manera rápida y conveniente. A excepción de los escritorios eléctricos de pie, la mayoría de los equipos de oficina disponibles para un lugar de trabajo ergonómico cumple con estas características. Estos escritorios siguen siendo adecuados para su uso en esquinas o para implementar otra tendencia de diseño de trabajo flexible, como los escritorios compartidos. Los muebles que le permiten aprovechar al máximo un espacio de trabajo flexible incluyen sillas de oficina ergonómicas, soluciones de almacenamiento móviles, paredes divisorias y mesas ajustables que se unen fácilmente para reuniones de conferencias. Trabajar fuera de la oficina requiere la capacidad de adaptación y la confianza de la dirección. Algunas empresas también han proporcionado muebles de trabajo portátiles o personalizados, como escritorios de pie y muebles ergonómicos, a los empleados para interrumpir la rutina y el patrón en el hogar.

TIPOS


Espacios de coworking

Los espacios de coworking proporcionan un espacio de trabajo colaborativo donde los empleados de diversas organizaciones pueden ir y realizar sus tareas. Estos ofrecen equipos críticos para el lugar de trabajo y otras comodidades como áreas sociales.

Trabajo basado en actividades

Los empleados en un lugar de trabajo basado en actividades tienen acceso a varios lugares diseñados para adaptarse al tipo de trabajo que están realizando. Si bien el trabajo basado en actividades ha ganado popularidad en los últimos años como una alternativa más organizada a un lugar de trabajo completamente abierto, es probable que las empresas duden más en implementar este modelo a la luz de COVID-19. La flexibilidad para moverse libremente por la oficina durante el día, que es el núcleo del trabajo basado en actividades, puede hacer que sea cada vez más difícil realizar un seguimiento de las áreas que se han ocupado y si se han limpiado adecuadamente. La sentada suave, que era común en muchos lugares de reunión, parece ser menos deseable hoy.

Salones y espacios abiertos

Estas áreas brindan a los empleados un entorno cómodo en el que colaborar. El diseño de los espacios colaborativos puede variar desde salas pequeñas con muebles móviles hasta espacios abiertos con configuraciones de asientos personalizadas y pizarras blancas portátiles. El plano de planta de la oficina abierta proporciona estructura y familiaridad mientras se adapta rápidamente a las demandas del trabajo diario. Fomenta la colaboración en cualquier forma que adopte.

Escritorios calientes

Los trabajadores individuales pueden utilizar los escritorios compartidos según sea necesario. Están ubicados estratégicamente en la oficina para ayudar al personal interno, trabajadores remotos, trabajadores temporales y visitantes que no tienen lugares de trabajo permanentes. Hot desking optimiza la proporción de empleados por escritorio, lo que mejora el uso del espacio. Si bien hace un uso óptimo del pequeño espacio de oficina, a algunos empleados no les gusta la idea hasta que se imponen restricciones prácticas. Si su organización tiene varios departamentos, sus empleados pueden sentarse junto a personas con las que no tienen interacción. Si bien el escenario ideal puede resultar en un nuevo compromiso laboral, si sus trabajos son significativamente diferentes, existe alguna posibilidad de fricción.

SEÑALES

Tecnología

Asegúrese de que los espacios de trabajo flexibles incluyan energía y datos: enchufes accesibles, cable ethernet, PC, cargadores, carros AV o cualquier otra cosa que los empleados puedan necesitar.

Arquitectura

El diseño influye en la flexibilidad del lugar de trabajo. La arquitectura debe acomodar un espacio que sea de fácil acceso, tenga suficiente luz y profundidad, y esté creado para la comodidad, ya sea un área pequeña para unos pocos trabajadores o un lugar de colaboración para una fuerza laboral más grande.

Control

Controle los registros de usuarios del espacio de trabajo. Establezca reglas para mantener limpio el espacio. Facilite el acceso a los espacios flexibles. Los procesos que se han establecido garantizan la flexibilidad.

Mueble

Los escritorios y las sillas son necesarios, pero deben diseñarse para respaldar el trabajo de las personas. Los escritorios de pie y las sillas con ruedas con soporte lumbar son alternativas populares de mobiliario en espacios flexibles, ya que son ergonómicos y móviles.

Palabra final

En el futuro, el modelo de lugar de trabajo híbrido puede convertirse en una configuración inevitable para muchas empresas. Ahora que comprende algunas de las ventajas y desventajas, considere qué funcionará mejor para las situaciones específicas y la fuerza laboral de su organización. Los lugares de trabajo flexibles permiten que una organización se adapte a los desafíos inevitables que enfrenta. Porque un espacio de trabajo flexible puede ser lo que sea