Hagamos lo que hagamos en la vida, ya sea que pasemos las horas del día trabajando en una oficina o en casa con nuestros hijos y mascotas, ya sea que viajemos por placer o trabajemos de forma remota, todos necesitamos un enfoque sobre cómo pasar el día. Esforzarse por ser perfecto, procrastinar o realizar múltiples tareas interfiere con la productividad, por lo que debe haber una estrategia para no quedarnos atascados. Tomar el control de nuestros horarios es el objetivo, pero ¿cómo lo hacemos exactamente?
Elon Musk y Bill Gates pueden administrar su tiempo usando una estrategia que ellos llaman "microprogramación". Esto significa que completan sus tareas del día cada cinco minutos. Esto parece dividir su horario en bloques de tiempo que aumentan la productividad para la persona promedio.
Cómo funciona el bloqueo de tiempo
El bloqueo de tiempo ha existido como una técnica de gestión del tiempo durante bastante tiempo. También se conoce como “tarea única” o “fracción de tiempo”, que consiste en asignar un período de tiempo para completar una tarea específica.
Por ejemplo, podemos designar un momento específico de su día para revisar sus correos electrónicos, sus cuentas de redes sociales y hacer sus llamadas perdidas. No abrirá una notificación cada vez que tenga una ventana emergente porque ese no es el momento designado para ello. Por supuesto, podría hacer algunas excepciones para ciertas personas, pero lo ideal es que solo haga una tarea específica durante un período de tiempo específico.
Esto significa que la organización de su día se divide en bloques durante los cuales se enfoca y completa una tarea a la vez.
Al hacerlo, puede administrar su lista de tareas pendientes y obtener control sobre sus tareas diarias. La técnica de bloqueo de tiempo también lo ayuda a agudizar su enfoque y dejar de procrastinar. Tendrás que revisar todo en tu lista de tareas pendientes uno por uno y estar orgulloso de ti mismo al final del día por poder completar incluso una tarea.
Por qué la multitarea no es efectiva
La mayoría de las veces, las personas equiparan la multitarea con la productividad. Poder hacer muchas cosas bien y al mismo tiempo les enorgullece. Pero no es el caso. Los estudios han encontrado que solo alrededor del 2.5% de los trabajadores son hábiles para realizar múltiples tareas, mientras que el resto simplemente cree que son eficientes.
Cuando está haciendo más de una cosa a la vez, por ejemplo, responder una llamada de un cliente mientras escribe un informe, es probable que no esté completando esa tarea de manera óptima.
Además, la investigación también ha encontrado que las personas que realizan múltiples tareas son menos productivas, propensas a la distracción, cometen más errores y tienen una menor capacidad de retención.
Además, cuando cambia de una actividad a otra en un instante, es probable que los resultados se vean comprometidos. Incluso una tarea simple se vuelve difícil para aquellos cuya atención está dividida. Realizará mejor las tareas si su atención está completamente enfocada en ellas.
Lograr más cuando realiza múltiples tareas es un mito. Logrará menos porque su incapacidad para concentrarse retrasará una tarea y le llevará más tiempo completarla.
Usar bloqueo de tiempo
Cuando sienta que su creatividad está perdiendo su poder, el bloqueo de tiempo puede ayudarlo a recuperar energía. Centrarse en un proyecto a la vez le permitirá tener toda su atención en él, lo que reduce los errores y lo ayuda a ver lo que aún se necesita y lo que ya se ha hecho. Aquí hay algunos consejos sobre cómo practicar el bloqueo de tiempo:
1. Especifique todo en su lista de tareas pendientes.
Antes de comenzar la semana, ya debes saber lo que necesitas lograr durante el día. Enumere todo, incluso cenas familiares o compromisos con amigos. Considere las llamadas telefónicas que tiene que hacer y el tiempo que le toma preparar sus comidas.
Asegúrese de priorizar las tareas que no se pueden reprogramar y deben completarse esta semana.
2. Conozca sus prioridades.
Sobre la base de nuestro último punto, priorice las tareas que resaltó en su lista. No intentes terminar todo en un día, con dos o tres de tu lista es suficiente. Las tareas de su lista de prioridades obtendrán bloques de tiempo adicionales en su organización.
3. Crea un plan para tu día.
Una vez que sepas las prioridades de tu día, dedica el tiempo necesario para cada tarea específica.
Cree bloques de tiempo para las cosas que tiene que hacer todos los días, como preparar el desayuno y llevar a sus hijos a la escuela.
El plan se ve diferente para todos. Depende mucho de la naturaleza de su vida diaria. Recuerde reservar tiempo específico para tareas importantes. No olvide asignar bloques de tiempo para reuniones en la oficina, citas con el médico y tiempo de viaje.
Si vive una vida acelerada, debería necesitar un nuevo plan cada semana. No existe un plan único para todos, así que haga lo que funcione mejor para usted. Establezca su horario y ajústelo en consecuencia si surge algo sin previo aviso del trabajo o de su vida personal.
4. Reserva un día entero.
Comience por reservar tiempo para sus prioridades más altas. Debe calcular cuánto tiempo le llevará terminar esta gran tarea. Por ejemplo, una presentación para un cliente que vence el viernes. Si cree que necesita cuatro horas de tiempo concentrado para terminarlo, puede dividir el tiempo en dos días: dos horas de escritura el lunes y dos horas para una presentación. Puede agregar otra hora el miércoles en la que pase algún tiempo revisando su trabajo. De esta forma puedes evitar hundirte.
5. Sea estricto con su tiempo.
Nadie puede ejecutar un horario planificado de manera ideal, así que esté abierto a los cambios a medida que avanza la semana. Si lo inesperado que aparece es menos importante que su prioridad o no es urgente, resista la tentación de asistir. Cumpla con su horario de bloqueo de tiempo.
Para facilitar la recopilación de su horario, informe a todos que no estará disponible en un momento determinado. No permita que sus compañeros de trabajo, jefes o familiares lo interrumpan.
6. Invierta en herramientas que lo harán más alerta y productivo.
El uso de escritorios de pie ajustables en altura en lugar de escritorios para sentarse le ayudará a mantener su mente despierta y enfocada en una tarea a la vez. Tu cuerpo está obligado a tener una postura adecuada y no estás tentado a quedarte dormido. Invierta en productos ergonómicos que reduzcan el dolor y ayuden a aumentar su productividad.
