¿Cómo hacer reuniones de trabajo perfectas desde casa?

Abril 01, 2022

Para muchos, el teletrabajo es una modalidad que, al principio, les costó mucho de adoptar. La delgada línea entre hogar y trabajo era muy fina y muchos se veían sobrepasados ante la situación de tener que trabajar frente al ordenador y escuchando de fondo a los niños a la familia mientras la concentración parecía evaporarse.

Las reuniones de trabajo resultaron tediosas y se vieron numerosas escenas en las que estas reuniones aparecían interrumpidas por niños o por alguien que pasaba detrás de la cámara y parecía que la profesionalidad de las mismas quedaba totalmente en entredicho.

Si aún te sigues encontrando en situación de teletrabajo y te toca llevar a cabo reuniones desde casa, seguro que te gustará leer las recomendaciones que te vamos a dar a continuación para que estas sean totalmente un éxito y lleguen a buen puerto.

Antes de empezar la reunión

Hoy en día, existen numerosas aplicaciones y herramientas para poder llevar a cabo una reunión de trabajo desde casa como Teams, Anymeeting, Zoom o la archiconocida Skype. Por eso, antes de llevar a cabo tu reunión de trabajo, tendrás que descargarte alguna de estas plataformas y probarla para saber que funciona a la perfección en tu dispositivo.

Por ejemplo, si quieres tener en cuenta algunas de las ventajas que presenta cada una de ellas, te diremos que Teams permite mayor trazabilidad de tareas. En Skype se pueden tener reuniones con 50 miembros de la organización y el principal beneficio de Zoom es que se pueden elegir 5 administradores que controlen y organicen todos los aspectos de la reunión.

 

 Habilidades que necesitarás durante la reunión

Cuando ya tengas elegida la plataforma que vas a utilizar, lo importante será que tu empatía con el equipo de trabajo sea una realidad ya que las reuniones de trabajo virtuales es algo a los que los trabajadores se han tenido que enfrentar por primera vez durante la pandemia.

Si eres una persona con buena dosis de palabra, lo que sí tienes que tener en cuenta es que, durante una videollamada, esta se pierde. Por ello, lo más recomendable es que, durante la misma, analices tu discurso y que le pongas orden a tus palabras, para así evitar los malentendidos, llegar a ofender a alguien (o que se sienta así) y confundir los tonos.

También, deberás dejarle claro a tus trabajadores cuál será el canal a través del que se van a compartir los documentos (es decir, WhatsApp, correo electrónico u otro). Además, deberás establecer ciertas reglas para la comunicación por videollamada entre el jefe y los trabajadores. Es decir, por ejemplo, puedes decir a los empleados que el que quiera hablar tendrá que pedir la palabra a través del chat; que la puntualidad sea una norma básica y que aquel que no tenga la palabra debería silenciar su micrófono.

Con esto, lo que queda bastante claro es que más que las herramientas, lo más importante en las videollamadas de trabajo, es la disposición que tienen los trabajadores ante esta. Por eso, siempre debe existir alguien que funcione como líder, que presente empatía, coordinación y sea capaz de que el mensaje llegue correctamente a cada uno de los participantes en la reunión de trabajo a través de videollamada.

Atender al entorno

En una reunión de trabajo a través de videollamada será importante que prestes muchísima atención al entorno en el que vas a realizarla. Por ello, será de vital importancia que cuides el fondo, iluminación, el orden del escritorio y la estancia en la que te ubiques, la vestimenta que utilices y también otros factores de distracción como ruidos o sonidos.

Registrar todo lo que haya ocurrido

Cuando se produce una videollamada, lo cierto es que un error muy común es que se comparte mucha información y documentos durante el encuentro, pero esto no debería ser así. Es totalmente recomendable que se envíen después de la reunión. Además, no dudes en elaborar un registro pormenorizado de todo lo que haya sucedido y las tareas que hayan quedado pendientes. Además, fomenta a los participantes en la importancia que tiene el tomar notas durante la reunión de trabajo online.

Lo que está claro es que las reuniones de trabajo online se han convertido en una forma mucho más fácil de que los empleadores puedan hablar con sus empleados, ya que no se requiere de apenas infraestructura ni que tampoco se tenga que invertir ni dinero ni tiempo en traslados.

Pero, ¿cuáles son las ventajas que ofrecen este tipo de videollamadas de trabajo a modo de reunión? A continuación te enumeramos algunas de las fundamentales:

  • Permite flexibilidad a los proyectos.
  • Es una forma de reunión ideal para grupos pequeños de entre 10 a 15 personas.
  • Mejora mucho los tiempos de reacción.
  • Reduce los gastos en la organización.
  • Facilita el que el equipo de trabajo se reúna en cualquier lugar y momento.